Es gibt drei wichtige Punkte um Newsletter bei MailChimp Datenschutzkonform zu machen.

1. Privacy Agreement mit MailChimp vertraglich vereinbaren

2. Ergänzung der Datenschutzerklärung auf der Website
3. Einwilligungsformulare und Bestätigungsmails aktualisieren
4. E-Mail an alle bestehenden Newsletter Kunden mit Hinweis auf neue Newsletter-Liste

Privacy Agreement mit MailChimp vertraglich vereinbaren

Als erstes muss man einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit MailChimp abschließen, dieser verpflichtet MailChimp

die personenbezogenen Daten Ihrer Empfänger nur entsprechend Ihren Weisungen zu verarbeiten.

Dafür hier einfach Username und E-Mail eingeben, dann wird Ihnen der Vertrag zugesendet.

https://mailchimp.com/legal/forms/data-processing-agreement/

Ergänzung der Datenschutzerklärung auf der Website

Neben dem Anmeldeformular auf der Website muss auch hier ein kleiner Auszug aus der Datenschutzerklärung angefügt werden beziehungsweise wesentliche Punkte dem Kunden mitgeteilt werden.

Dabei sollten folgende wesentliche Punkte abgedeckt werden:

• Der Inhalt des Newsletters: mit welchen Inhalten/Neuigkeiten kann der Kunde rechnen? 
  • Die Inhaltsbeschreibung sollte nicht zu eng aber auch nicht zu weit gefasst werden.
• Andere Angaben als die E-Mail-Adresse:
  

  • Falls sie andere Angaben als die E-Mail-Adresse wie zum Beispiel Namen oder Adresse fordern, begründen sie dies. (z.B. Name zur Personalisierung der E-Mail Adresse)

• Häufigkeit des Newsletters
  • Geben sie hier an wie oft der Kunde mit einem Newsletter rechnen kann, z.b "wird ca. monatlich versendet
• Die Widerrufsmöglichkeit
  
  • Sie sollten die Abonnenten darauf hinweisen, dass sie deren Einwilligung widerrufen können
    
• Einsatz von MailChimp 
  
  • Geben sie kurz an dass sie die Newsletter über das Newslettertool "MailChimp" versenden.
• Die Erfolgsmessung
  
  • weisen sie darauf hin dass bei MailChimp gespeichert wird ob der Newsletter geöffnet wurde oder nicht um ihn zu optimieren.
• Datenschutzhinweise
  • zum Schluss können sie noch die kompletten Datenschutzhinweise ihrer Seite verlinken.

Die Datenschutzhinweise können dann so in etwa auf der Website aussehen (Bsp. michaelbenker.de)

Quelltext für die Newsletterergänzung

Einwilligungsformulare und Bestätigungsmails aktualisieren

Datenschutzhinweise sollten auf allen Bestätungsseiten und E-Mails ergänzt werden. Dies läßt sich sich leicht mit dem Mailchimp Formbuilder bewerkstelligen.

Über das Forms Dropdown lassen sich alle Formulare/Seiten auswählen.

Double-Optin einstellen

Newsletter dürfen nur an Empfänger versendet werden, die zuvor explizit ihre Einwilligung erteilt haben.

Dies muss ein Unternehmen auf Nachfrage jederzeit durch eine Bestätigungsmail, das sogenannte Double Opt In nachweisen können.

Dafür muss eine neue Newsletter-Liste angelegt werden, für die sich die Kunden in Zukunft anmelden. 

Einfach neue Liste anlegen über "Lists"→ "Create List"

Bei der neuen Liste dann "enable Double Opt-In" auswählen. Jetzt müssen Kunden den Newsletter nochmal zusätzlich per Mail bestätigen.

Anschließend sollte auf der Website das Formular für die neue datenschutzkonforme Liste eingefügt werden.

Zur Sicherheit kann man das Double Opt-In bei allen bestehenden, alten Listen setzen. Hierfür über "Lists" auf "Opt-in Settings" klicken.

E-Mail an alle bestehenden Newsletter Kunden mit Hinweis auf neue Newsletter-Liste

Abschließend sollte eine E-Mail von der alten Liste losgeschickt werden mit dem Hinweis auf das neue Datenschutz-Gesetz und dass sie sich gerne für die neue Liste eintragen können um weiterhin den Newsletter zu erhalten. 

Hierfür dann einen Button anfügen mit einem Link zum neuen Anmeldeformular.

Außerdem sollten die Datenschutzhinweise knapp angefügt werden wie im zweiten Punkt besprochen.