Veranstaltung bearbeiten

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10. Entfernung

Status (9)

Wird der Status auf „erledigt" gestellt, werden alle Aufgaben ebenfalls als „erledigt" markiert.

Entfernung (10)

Über den Button „ermitteln" wird über eine Google Maps Anfrage die Entfernung zwischen Spielort und der „Heimatadresse" (siehe 3.1) ermittelt. Da viele Künstlergagen entfernungsabhängig sind, können Künstler nur bei Angebe der Entfernung eingefügt werden.

Infos/Protokollstatus

Der Protokollstatus schafft einen sofortigen Überblick über die einzelnen Themen einer Veranstaltung.

Protokollstatus Übersicht

Im System sind folgende Themen und Status hinterlegt:

Beim Gesamt Protokollstatus wird Ihnen grundsätzlich der schlechteste Protokollstatus des jeweiligen Themas angezeigt, wie z.B. bei Künstlerterminen. Sind der Veranstaltung beispielsweise zwei Künstler zugewiesen und einer hat den Termin bestätigt und der andere noch nicht, wird der Protokollstatus „KünstlerTerminAusstehend" angezeigt, so dass Sie sofort wissen, dass noch etwas zu tun ist.

Anzeige des Protokollstatus

Den jeweiligen Gesamt Protokollstatus sehen Sie ihm im Dashboard...

...und in der „Allgemein" Ansicht einer Veranstaltung.

Im Bereich Künstler sehen Sie den jeweiligen Gesamtstatus des jeweiligen Künstlers.

Einen Protokollstatus zum Thema „Engagementvertrag" und „GemaListe" gibt es nur bei Fremdkünstlern.
Im Bereich Kalkulation sehen Sie den einzelnen Protokollstatus der Musiker (bei eigenen Formationen).

Automatische Protokollstatus

Beim Anlegen einer Veranstaltung, mit dem Veranstaltungsstatus „Anfrage" werden folgende Protokollstatus erzeugt:

• VeranstaltungAngelegt
• AngebotAusstehend

Wird die Veranstaltung als „Buchung" deklariert, werden folgende Protokollstatus erzeugt:

• VeranstaltungGebucht
• RechnungAusstehend
• GastspielvertragAusstehend

Wird ein Künstler zur Veranstaltung hinzugefügt werden folgende Protokollstatus pro Künstler erzeugt:

• KuenstlerTerminAusstehend
• KuenstlerRechnungAusstehend
• EngagementvertragAusstehend
• GemaListeAusstehend

Beim Erzeugen/Drucken von Dokumenten werden weitere entsprechende Protokollstatus erzeugt.
Wird beispielsweise ein Gastspielvertrag versendet/gedruckt, wird ein Protokollstatus „GastspielvertragVersendet" erzeugt. Entsprechendes gilt beim Versenden/Drucken von Engagementverträgen, Rechnungen oder Datenblättern.

Manuelles Erzeugen von Protokollstatus

Sie haben folgende Möglichkeiten den Protokollstatus manuell zu setzen:
In der „Allgemein" Ansicht einer Veranstaltung

Im Bereich Künstler bei den jeweiligen Künstler

Im Bereich Kalkulation bei den jeweiligen Musikern

Dokumente

Zu jeder Veranstaltung können Dokumente hinterlegt werden.
Folgende Dokumente werden vom System automatisch angelegt:

• Angebot: Beim Anlegen oder Speichern einer Veranstaltung mit dem Status „Anfrage" oder „Buchung"
• Gastspielvertrag: Beim Anlegen oder Speichern einer Veranstaltung mit dem Status „Buchung"
• Datenblatt: Beim Anlegen oder Speichern einer Veranstaltung mit dem Status „Buchung"
• Datenblatt: Beim Anlegen oder Speichern einer Veranstaltung mit dem Status „Buchung"
• Engagementvertrag: Beim Hinzufügen eines Künstlers (nur Fremdband)

Beim Anlegen werden die in der Konfiguration hinterlegten Standardtexte (Siehe 5) in das entsprechende neue Dokument ins Feld Zusatz kopiert.

Dokumentenliste

Erzeugte Dokumente finden Sie in der Allgemein Ansicht der Veranstaltung

oder unter dem Reiter „Dokumente" (1)

Unter dem Punkte „Info" finden Sie bei Engagementverträgen den Namen der Band, bei Angebot, Gastspielvertrag und Datenblatt, den Namen des Veranstalters.

Dokument bearbeiten

Über die Buttons (1) können Sie das Dokument drucken oder versenden.
Über den Upload (2) können Sie eine Datei (z.B. ein retournierter unterschriebener Vertrag) hochladen.
Im Feld Zusatz (3) finden Sie die aus der Konfiguration kopierten Standardtexte (Siehe 5). Sie werden beim Drucken i.d.R. als besondere Vereinbarungen dargestellt.
Im Feld XML (4) kann die Standardkonfigurationsdatei, welche beim Mandanten unter Formulare zu finden ist, geladen (5) und angepasst werden.

Protokollstatus

Beim Drucken der systemgenerierten Dokumente wird ein entsprechenden Status erzeugt.

• Beim Angebot -> AngebotVersendet
• Beim Gastspielvertrag -> GastspielvertragVersendet
• Beim Datenblatt -> DatenblattVersendet
• Beim Engagementvertrag -> EngagementvertragVersendet