Der typische Worklflow einer Veranstaltung.

Bei jedem Schritt werden Protokollstatus zu relevanten Themen, zu erledigende Aufgaben und relevante Dokumente erzeugt.

In der rechten Spalte sehen Sie die jeweiligen Änderungen nach der jeweiligen Aktion / Schritt.

Veranstaltung anlegen

Der Kunde "Sistecs Agentur" fragt für ein Sommerfest am 20. Juli per E-Mail an.

Schritt 1

Im ersten Schritt wird nur 

• Mandant
• Status => "Anfrage"
• Veranstaltung
• Datum

eingeben.

Nach dem Anlegen (ersten speichern) können alle weiteren Daten eingeben werden.

Hierbei werden folgende Aufgaben erzeugt

• Angebot erstellen
• Künstlertermin anfragen 

Schritt 2

Im nächsten Schritt geben Sie alle bekannten Werte ein.

Die Felder

• Art
• Veranstalter
• Veranstaltungsort
• Übernachtung

sind Auswahlfelder.

Ist der gewünschte Eintrag noch nicht vorhanden, weil es sich beispielsweise um einen neuen Veranstalter handelt, können Sie diesen hier gleich anlegen, ohne die neue Veranstaltung zu verlassen.

Nach dem speichern, werden Sie direkt zum Formular "Veranstalter anlegen" weitergeleitet. Geben Sie hier alle bekannten Daten ein und speichern Sie. Das System leitet Sie daraufhin gleich wieder zurück zur neuen Veranstaltung.

Entfernung

Da die Gage vieler Künstler entfernungsabhängig ist, ist die Angabe der Entfernung verpflichtend. Wenn der Veranstaltungsort inkl. Anschrift angegeben ist, kann die Entfernung mittels des entsprechenden Buttons direkt ermittelt werden.

Künstler anlegen und anfragen

Im Tab "Künstler" können Sie Künstler suchen und anlegen.

Nach Auswahl eines Künstler werden Gagen und Infotexte sofort geladen.

Nach dem Speichern des Künstlers werden folgende Protokollstatus erzeugt:

• KuenstlerTerminAusstehend
• EngagementvertragAusstehend (nur bei Fremdkünstlern)
• KuenstlerRechnungAusstehend
• GemaListeAusstehend

Außerdem steht Ihnen ein Aktions-Auswahlfeld zur Verfügung um den Künstler direkt anzufragen.

Die Aktion "Termin anfragen (Nachricht)" erzeugt eine Nachricht mit allen relevanten Daten.

Die Nachricht wird je nach Konfiguration des Künstlers per E-Mail oder per Push an die sisManager App versendet.

Der Protokollstatus "Künstlertermin" ändert sich danach auf angefragt. 

Künstlerbestätigung

Die angefragten Künstler können die Anfrage in der sisManager App oder im Künstlerbereich bestätigen. Nach Bestätigung erhält der Manager eine Benachrichtigung und der Protokollstatus ändert sich auf "KuenstlerTerminBestaetigt".

Angebot erstellen

Zu generierte Dokumenten gelangen Sie durch Klick auf die entsprechende Aufgabe oder über das Feld "Dokumente".

Hier können Sie noch eventuelle Zusatztexte anpassen und das Angebot drucken oder gleich per E-Mail versenden.

Nach Druck oder Versand wird die Aufgabe automatisch als erledigt markiert und der entsprechende Protokollstatus gesetzt.

Buchung erstellen

Wird nun das Angebot angenommen, wird der Status der Veranstaltung auf "Buchung" gesetzt.

Dadurch wird der Protokollstatus "VeranstaltungAngelegt" auf "VeranstaltungGebucht" geändert und der Protokollstatus "GastspielvertragAusstehend" und "RechnungAusstehend" erzeugt.

Außerdem werden die entsprechenden Aufgaben "Gastspielvertrag erstellen", "GEMA Liste anfordern" und "Datenblatt Versenden", sowie die Dokumente "Gastspielvertrag" und "Datenblatt" erzeugt.

Gastspielvertrag erstellen

Zu generierte Dokumenten gelangen Sie durch Klick auf die entsprechende Aufgabe oder über das Feld "Dokumente".

Auch hier können Sie noch eventuelle Zusatztexte anpassen und den Vertrag drucken oder gleich per E-Mail versenden.

Nach Druck oder Versand wird der Protokollstatus "GastspielvertragVersendet" gesetzt.

Künstler buchen / bestätigen

Im nächsten Schritt werden die Künstler über die Buchung informiert.

Die entsprechende Aktion findet sich im Tab "Künstler":

Bei Fremdkünstlern wird adäquat zum Gastspielvertrag der Engagement-Vertrag verschickt.

Gastspielvertrag zurück

Kommt der Gastspielvertrag unterschrieben zurück, wird der Status über das Report Auswahlfeld gesetzt.

Rechnungsstellung

Um die die Rechnung zu generieren, klicken Sie auf die Aufgabe "Rechnung erstellen". 

In der Aufgabe finden Sie den Button "Rechnung erstellen" um die Rechnung zu generieren.

Dadurch gelangen Sie zum Rechungsbereich im Modul "Mandant". Hier können Sie weitere Anpassungen vornehmen.

Nach Druck wird der entsprechende Protokollstatus "RechnungErzeugt" gesetzt.

Rechnung eingegangen

Ist die Rechnung eingegangen, wird der Status über das Report Auswahlfeld gesetzt.

Künstler Rechnung

Anfrage

Sind die Rechnungen der Künstler noch nicht eingegangen, können diese im Tab Künstler angefordert werden.

Der Protokollstatus ändert sich auf "KuenstlerRechnungNachgefragt".

Rechnungseingang und Überweisung

Der Rechnungseingang und Überweisung einzelner Künstler kann im Tab "Künstler" gesetzt werden. Für alle Künstler wird der Status über das Report Auswahlfeld gesetzt.

Gemaliste

Zu guter Letzt muss die Gemaliste erledigt werden. Der Status wird ebenso über das Report Auswahlfeld gesetzt.